E-Rechnung

E-RECHNUNGSPFLICHT AB DEM 01.01.2025

1. Definition der eRechnung durch Finanzbehörden
2. Was versteht man unter einem strukturierten Rechnungsformat?
3. E-Rechnungspflicht im Zuge der EU-Mehrwertsteuerreform
4. Übergangsphasen und EDI
5. Fristen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen
6. Vorgaben für die Rechnungsstellung und den Versand
7. Mit der Rühlig Group: XRechnung und ZUGFeRD sofort rechtskonform empfangen und verarbeiten
8. Compliance nach GoBD bei der Archivierung
9. Verarbeitung von Papierrechnungen in der Übergangsphase weiterhin möglich

E-RECHNUNG

Finanzbehörden definieren eRechnung

Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Diese eRechnungen, wie sie von den Finanzbehörden definiert werden, sind ausschließlich in einem maschinenlesbaren XML-Format zulässig.

Was ist ein strukturiertes Rechnungsformat?

Strukturierte Rechnungen basieren auf XML-Dateien, die Daten in hierarchischer Struktur darstellen. Beispiele sind XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine PDF-Darstellung enthält. Wichtig ist, dass nur die XML-Daten als eigentliche Rechnungsdaten gelten.

E-Rechnungspflicht im Zuge der EU-Mehrwertsteuerreform

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil der EU-Mehrwertsteuerreform, die den Rechnungsaustausch in allen EU-Staaten bis 2028 vollständig auf strukturierte Formate umstellen soll. Parallel dazu werden die Mehrwertsteuermeldungen ausschließlich über elektronische Portale der Steuerbehörden abgewickelt.

Übergangsphasen und EDI

In den Übergangsphasen können weiterhin herkömmliche Rechnungsformate wie PDF oder Papier genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Auch das EDI-Format bleibt zulässig, solange es den Vorgaben der EN 16931 entspricht.

Fristen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen

Im Rahmen der E-Rechnungsverpflichtung gelten folgende Fristen:

• Ab 2025: Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen im strukturierten Format.
• Übergangsfristen für herkömmliche Formate wie PDF und Papier bis zur endgültigen Umstellung.

Vorgaben für die Rechnungsstellung und den Versand

Ab 2025 sind Unternehmen auch verpflichtet, ihre Rechnungen im strukturierten Format zu erstellen und zu versenden. Die genauen Übergangsfristen richten sich nach den Regelungen der Finanzbehörden.

Mit der Rühlig Group: XRechnung und ZUGFeRD sofort rechtskonform empfangen und verarbeiten

Unsere Lösungen bei der Rühlig Group unterstützen Sie bei der rechtskonformen Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD.

Compliance nach GoBD bei der Archivierung

Mit den Lösungen der Rühlig Group speichern Sie alle Rechnungen sicher in einem digitalen Archiv. Die relevanten Daten aus den XML-Dateien werden automatisch als Indexdaten übernommen, sodass die GoBD-konforme Archivierung sichergestellt ist. Für Betriebsprüfungen oder interne Analysen stehen die Daten jederzeit bereit.

Verarbeitung von Papierrechnungen in der Übergangsphase weiterhin möglich

Auch während der Übergangsphase können Sie mit den Lösungen der Rühlig Group weiterhin Papierrechnungen und PDFs erfassen und deren Daten zuverlässig verarbeiten. Die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und in den gleichen Workflow wie bei E-Rechnungen integriert.